Events und Veranstaltungen können eine gute Gelegenheit bieten, um Menschen Begegnungen zu ermöglichen. Gründe für ein Event können dabei sehr vielfältig sein. Durchdachte Eventplanungen eignen sich zum Beispiel bei Geburtstags- oder Familienfeiern, Firmenveranstaltungen, aber auch zu anderen besonderen Anlässen.
Events verfolgen den Zweck, Informationen zu verbreiten und Menschen zusammenzubringen. Aber auch um ein Unternehmen zu repräsentieren, können Events von großer Bedeutung sein. Sie spiegeln ein bleibendes Bild von einer Privatperson oder einer Firma wieder. Umso wichtiger ist es, gewisse Eckpunkte bei der Organisation zu beachten. Hier erfährst du, wie du in sechs Schritten deine Eventplanung gestalten kannst.
Die richtige Zielgruppe erreichen
Um alle Teilnehmer eines Events erfolgreich anzusprechen und in positiver Erinnerung zu bleiben, ist es empfehlenswert, eine Analyse der Zielgruppe zu erstellen. Somit wird sichergestellt, dass alle Wünsche und Bedürfnisse auf dem Event berücksichtigt werden. Diese Analyse zeigt den Teilnehmern, dass sie willkommen sind und die Veranstalter ein gewisses Maß an Interesse zeigen. Diese Analysen können über vorherige Abfragen stattfinden. Hierzu ist es wichtig, dass die Eventplaner über gute Kenntnisse im medialen Bereich verfügen. Aber auch Workshops auf das Eventthema abgestimmt, zeigen ein repräsentatives Bild.
Um potenzielle Eventteilnehmer zu erreichen, ist es wichtig zu wissen, auf welchem Weg. In einer Gesellschaft, in welcher soziale Medien von großer Bedeutung sind, ist es wahrscheinlich die meisten über Webplattformen anzutreffen. Hier ist es unter anderem ratsam, Werbung für das Event zu verbreiten. Je nach Zielgruppe kann die Werbung jedoch unterschiedlich ausfallen. Alter, Interessenbereich, Geschlecht und Anlass spielen hierbei eine Rolle.
Beachtet werden sollten auch potenzielle Gründe, aus denen die Teilnehmer nicht erscheinen könnten. Hierzu sollte im Vorfeld ein Lösungsplan erschaffen und mitgeteilt werden. Damit Teilnehmer rechtzeitig das bevorstehende Event einplanen können, ist es ratsam, dieses mindestens 12 Wochen im Vorfeld anzukündigen.
Eventplaner sollten für alle Teilnehmer vom Beginn der Planung bis zum letzten Feedback bei Fragen oder Interessenaustausch zur Verfügung stehen. Somit wird ein positiv zuverlässiges Bild vermittelt und Sicherheit geschaffen.
Realistische Kostenplanung
Um vor unangenehmen Rechnungen im Nachhinein überrascht zu werden, ist es ratsam, eine detaillierte Kostenübersicht zu erstellen. Hierzu gehören die Miete des Veranstaltungsraums, Getränke, Speisen, Personal, Technik und weitere Posten. Vergleiche Preise von verschiedenen Anbietern und lege feste Preise fest. Ein Puffer in allen Bereichen ist ratsam, falls unvorhergesehene Ausgaben auf dich zukommen sollten. Sprich uns gerne an und informiere dich über unsere Angebote.
Budget,- oder Planungsapps bieten hier die Möglichkeit, eine gut aufgelistete Übersicht zu behalten. Damit die Kontrolle über das Budget erhalten bleibt, ist es wichtig, eine Übersicht zu haben. Überwache alle Ausgaben regelmäßig, um eventuelle Mehrausgaben rechtzeitig zu erkennen.
Sicherheit und Notfallstrategien
Damit alle Teilnehmer sich wohlfühlen und sich auf das Event fokussieren können, ist es wichtig, ein umfassendes Sicherheitskonzept vorlegen zu können. Dieses umfasst Themen wie Brandschutz, persönliche Sicherheit oder auch medizinische Notfälle. Es ist wichtig, im Vorfeld alle potenziellen Gefahren zu erkennen, um präventiv vorbeugen zu können.
Kläre im Vorfeld die Brandschutzbedingungen mit den Vermietern der Location ab. Fluchtwege sollten frei und deutlich gekennzeichnet und Sammelpunkte markiert sein. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass Anfahrtswege für Rettungsfahrzeuge frei bleiben.
Ob Security oder Personenschutz vonnöten ist, sollte ebenfalls vorher abgeklärt werden. Auf Veranstaltungen wie Partys empfiehlt sich Sicherheitspersonal und eventuell sind Taschenkontrollen sinnvoll. Eine deutliche Zurschaustellung von Sicherheit vermittelt allen Event Teilnehmern ein verlässliches Gefühl. Dies wirkt sich weiterhin positiv auf das Feedback aus.
Verteilung der Aufgaben und Transparenz
Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, ist es wichtig, dass Aufgaben im Vorfeld klar festgelegt werden. Eine lückenlose Kommunikation ist hierbei der Schlüssel. Während des Events ist es wichtig, dass Absprachen eingehalten werden. Hierzu empfiehlt es sich, mit allen Beteiligten während des gesamten Events in Verbindung zu bleiben. Hierfür können Beteiligte beispielsweise über Funk dezent miteinander kommunizieren.
Stelle dein Team zu Beginn vor und erkläre allen Teilnehmern den Veranstaltungsplan. So ist zu jeder Zeit bekannt, wer die richtigen Ansprechpartner sind und an wen die Teilnehmer sich wenden können. Durch die Bekanntgabe eines Zeitplans kann jeder sein Zeitmanagement individuell planen.
Während des Events können Event-Apps verwendet werden. Diese halten alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand. Mögliche Abweichungen oder Änderungen sollten frühzeitig hinterlegt werden. Ein verzögerter Informationsfluss kann zu Unzufriedenheit bei Teilnehmern und Mitarbeitern führen.
Klimafreundlichkeit und Nachhaltigkeit
Wenn du dich für ein CO2-neutrales Event entscheidest, zeigst du damit deinen umweltfreundlichen Gedanken. Aber nicht nur das. Auch Geschäftspartner und Teilnehmer bekommen einen positiven Eindruck von dir und deinem Event.
Um ein klimafreundliches Event zu schaffen, solltest du auf regionale Produkte achten. Vorzugsweise ebenfalls biologisch und saisonal. Wähle einen Caterer, der Lebensmittel aus der Region bezieht. Hier ist es empfehlenswert, die Speisen zu beschriften und die regionale Herkunft anzuwerben. Vegane Speisen bieten sich ebenfalls perfekt an.
Nutze das Event als Ansporn für alle Teilnehmer, auf die eigene Klimaneutralität zu achten. Der klimafreundliche Aspekt sollte von Anfang an in die Planung des Events mit einfließen. So können regionale Lieferanten und Partner frühzeitig beworben werden.
Vergleiche auch hier verschiedene Alternativen im Vorfeld. Viele Lieferanten rund um Catering, Dekoration oder Technik haben sich im Bereich Klimaneutralität spezialisiert. Es ist außerdem ratsam, Lieferanten aus der Umgebung zu wählen. Dieses zeigt Teilnehmern und Partnern, dass die heimische Wirtschaft von dir unterstützt wird.
Feedback der Teilnehmer und Nachbearbeitung
Im Anschluss eines Events ist es ratsam, sich ein Feedback der Teilnehmer einzuholen. Dies ist wichtig, um den Erfolg der Veranstaltung zu bewerten. Für zukünftige Events ist es zudem wichtig zu wissen, welche Verbesserungen vorgenommen werden sollten. Die erstellten Analysen können in die Erstellung kommender Planungen mit einbezogen werden, um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu verbessern.
Hier können Umfragen digital oder mittels Apps durchgeführt werden. Die Verwendung digitaler Medien führt zu einem schnellen Ergebnis der Umfrage und ist meistens fehlerfrei. Eventuelle Danksagungen oder Ergebnis-Teilung des erstellten Feedbacks schaffen eine Bindung zu den Teilnehmern. Die Teilnahme an einem erneuten Event ist somit wahrscheinlicher.
Nach dem Event sollten Veranstalter ebenfalls ein persönliches Fazit ziehen. Was war gut, was würde man anders machen und welche unerwarteten Überraschungen gab es? Hat die Vorbereitungszeit ausgereicht und wie präzise war die Budgetplanung? Schaffe dir einen Überblick über sämtliche Ausgaben. Für künftige Events kannst du nun bessere Vergleiche ziehen und andere Angebote von verschiedenen Firmen und Partnern einholen.