Für eine reibungslose Kommunikation und einen stabilen Teamaufbau benötigen Unternehmen regelmäßige Meetings. Sie dienen dazu, Themen anzusprechen, zu besprechen und Veränderungen zu schaffen. Der Grund für ein Meeting kann viele Ursachen haben. Je nach Topic kann dies intensiver oder oberflächlich verlaufen. Meetings können für alle Teilnehmenden anstrengend sein. Um so wichtiger ist es, optimale Rahmenbedingungen zu schaffen. Um ein positives Ergebnis zu erzielen, ist es wichtig, dass alle Beteiligten einen geschützten Rahmen zum Sprechen bekommen.
Im folgenden Beitrag haben wir Ihnen einige Punkte zusammengefasst, welche Sie bei der Wahl eines geeigneten Meetingraums beachten sollten und was ein gutes Meeting mit einem zielführenden Ergebnis ausmacht. Falls Sie Meetingräume in Stuttgart suchen, haben wir weiter unten im Text genau das richtige für Sie.
Meetings- Sinnvoll oder doch nicht?
Die Anzahl von Meetings Stunden ist in den letzten Jahrzehnten im Durchschnitt gestiegen. Themen werden genauer hinterfragt und durchleuchtet. Mitarbeiterzufriedenheit hat in den letzten Jahren an mehr Bedeutung gewonnen. Aber auch ein stetig wachsender Wirtschaftsmarkt verpflichtet Unternehmen und Angestellte, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. t
Für viele sind Meetings jedoch eher unnötige Zeitverschwendung. Meetings bedeutet für viele: starres Herumsitzen, Verschwendung der Arbeitszeit und Löcher in die Luft starren. Da diese Treffen sich gerne mal über mehrere Stunden hinziehen, resignieren die meisten schon beim Betreten des Raumes.
Besonders unbeliebt sind dabei Meetings, in denen die Chefin oder der Chef Vortrag ähnlich neuste Veränderungen vorstellen und das Team passiv auf seinen Stühlen sitzt. Diese Besprechungen finden in regelmäßigen Abständen statt. Am Ende verlassen die Angestellten den Besprechungsraum mit einem Gefühl der Langeweile und ohne bleibenden Mehrwert. Die liegengebliebene Arbeit und das fehlende Ergebnis schaffen Frust und Unzufriedenheit.
Diese negativen Gefühle treten vor allem auf, wenn sich das Meetingthema um reine Sachinformationen handelt. Oftmals besteht der Wunsch von einer aktiven Mitarbeit, in der Wünsche und Ideen des Teams ebenfalls berücksichtigt werden. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer den Raum am Ende des Tages mit einem guten Gefühl zu verlassen, gibt es einige Punkte, auf die man großen Wert legen sollte.
Was macht ein gutes Meeting aus?
Damit jeder Teilnehmer gehört wird, Ideen ausgetauscht und Themen besprochen werden können, ist es wichtig, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen. Eine ruhige Atmosphäre und organisierte Teilnehmer sind dabei das A und O. Hinzu kommen noch weitere Punkte, die beachtet werden sollten. Die wichtigsten haben wir für Sie zusammengefasst.
Die richtigen Teilnehmer
Nicht jeder Mitarbeiter ist in jedem Meeting richtig vertreten. Wählen Sie im Vorfeld aus, welche Mitarbeiter ihr Meetingteam bereichern könnten. Wer profitiert von dem Ideenaustausch und kann zur Lösung beitragen? Wer kann Entscheidungen treffen und muss aus diesem Grund dabei sein? Wenn Sie ein gut ausgewähltes Team erstellen, erreichen Sie auf jeden Fall die richtigen Leute, für welche dieses Meeting echten Mehrwert bringt.
Einer gibt den Ton an
Damit eine Konferenz eine gewisse Ordnung und Organisation beibehält, ist es wichtig, dass es einen Moderator gibt. Dieser muss im Vorfeld festgelegt werden. Hierfür eignet sich der Chef, ein Projektleiter oder Teammanager. Er sollte vorher über seine Rolle beim Meeting aufgeklärt werden. So bleibt genügend Zeit, sich auf das Treffen vorzubereiten.
In diesem Fall spielt gute Vorbereitung eine sehr große Rolle. Eine zentrale Frage sollte hierbei sein: Was ist das Ziel der Besprechung? Der Moderator leitet das Team durch das Meeting, um gemeinsam eine Antwort auf diese Frage zu erarbeiten.
Protokoll führen
Mindestens genauso wichtig wie einen Moderator zu haben, ist es, ein Protokoll am Ende des Meetings vorzulegen. Dies ist vor allem für nicht teilnehmende Mitarbeiter von Vorteil. Auch für kommende Treffen ist es wichtig zu wissen, was besprochen wurde und ob das festgelegte Ziel erreicht werden konnte. Sichern Sie sich auch aus rechtlichen Gründen im besten Fall mit einem Protokoll ab.
Als Team Hand in Hand
Um ein positives Ergebnis zu erarbeiten, ist es von großer Bedeutung, dass sich während des Meetings ein Team bildet. Die Lösungsfindung kann nur dann stattfinden, wenn sich jeder mit einbringt. Jeder einzelne sollte persönliche Ideen und regelmäßige Beiträge leisten. Auch hier empfiehlt sich die gedankliche und schriftliche Vorbereitung zu dem Thema. Wichtig ist auch zu beachten, dass die Gruppe als Ganzes nicht abschweift. Beiträge sollten kurz gehalten werden. Themen sollten nicht zu sehr ausgeschmückt werden. Abschweifungen müssen vom Moderator unterbrochen und wieder zum Hauptthema zurück gelenkt werden.
Voraussetzung für ein erfolgreiches Meeting ist der nötige Respekt. Achten Sie darauf, einander ausreden zu lassen und sich zuzuhören. Durch einen respektvollen Umgang wird der Zusammenhalt gefestigt und das Vertrauen in der Gruppe steigt.
Kreativität
Gruppenbesprechungen neigen dazu, ziemlich trocken in ihrem Inhalt zu sein. Jedoch kann, je nach Thema etwas spielerische Freiheit ein richtiger Eisbrecher sein. Um unangenehme Stille zu vermeiden und die Aufmerksamkeit auf das Thema zu lenken, gibt es erfrischende Möglichkeiten. Probieren Sie gerne etwas Neues aus. Hierfür eignen sich zum Beispiel eröffnende Quzifragen oder lockere themenbezogene Debatten. Hier ist es für den Moderator wichtig zu beachten, dass das Thema weiterhin im Fokus bleibt und die Gruppe in ihren Gesprächen nicht zu weit abweicht.
Die richtigen Rahmenbedingungen schaffen
In vielen Unternehmen ist für ein Meeting ein ganzer Tag angedacht. Dies kann für alle Beteiligten sehr anstrengend sein. Konzentrationsprobleme und schnelle Ermüdung sind eine logische Schlussfolgerung. Spätestens am Ende des Tages sind alle Beteiligten erschöpft und nicht mehr bereit zu kooperieren. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, eine angenehme Atmosphäre zur Verfügung zu stellen.
Regelmäßige Pausen sorgen dafür, dass die Konzentration erhalten bleibt. Aber auch das Bereitstellen von Snacks oder Getränken ist für die meisten Mitarbeiter stimmungsaufhellend. Es zeigt Ihnen, dass man sich um Ihr Wohlergehen sorgt.
Die Meetingräume sollten auf die Teilnehmerzahl angepasst werden. Eine kleinere Gruppe sollte nicht in einem großen Raum versinken. Andersherum sollten nicht zu viele Teilnehmer in einen zu kleinen Raum gequetscht werden. Beide Extreme führen zu Unbehagen.
Wenn Sie auf der Suche nach einem Meetingraum in Stuttgart sein sollten, haben wir genau das richtige für Sie. Wir bieten auf über 2.000 m² eine große Auswahl an Meetingräumen an. Dabei ist es uns sehr wichtig, dass ihr Team einen Ort geboten bekommt, der Ruhe ausstrahlt. Wir möchten, dass Sie nachdenken, Ideen austauschen und sammeln können. Alle unsere Räumlichkeiten sind lichtdurchflutet und bieten Platz für bis zu 120 Teilnehmern. Wir stellen außerdem warme und kalte Getränke zur Verfügung.