Wer einmal ein Event geplant hat, unabhängig davon, ob ein kleines Meeting im Verein oder eine Großveranstaltung, der wird vor allem eines wissen: Ohne Planung geht gar nichts. Gerade weil es bisweilen so vorkommt, dass man bei der Eventplanung gegen ein überbordendes Chaos ankämpft und es stets tausend Baustellen gleichzeitig gibt, wird man die Vorteile einer gut durchdachten Organisation zu schätzen wissen.
Was bei der Planung jedoch kurioserweise oftmals zu kurz kommt, sind ausgefallene Ideen zur Raumgestaltung. Schon die richtige Bestuhlung kann hier über Erfolg und Misserfolg der Veranstaltung entscheiden. Die Location, ihr Ambiente, ihre Ausstattung, all das wirkt sich auf die Teilnehmer und ihr Verhalten beim Event aus. Und ebenso, wie ihre Emotionen geleitet werden und ob ihre Kreativität beansprucht wird. Umso wichtiger ist daher ein ganzheitliches Konzept mit Zielen, die dem individuellen Typus des Events entsprechen müssen. Dabei gilt es, einiges zu beachten.
Kennen Sie Ihre Gäste: So erhalten Sie Ideen zur Raumgestaltung
Neben den Standard-Fragen in Bezug zur Teilnehmerzahl, dem Catering oder der Dauer des Events ist es elementar, um was für eine Art von Event es sich handelt und wer die Gäste sind. Auf die Weise gelangt man zu den entsprechenden Ideen zur Raumgestaltung. Ein Business-Meeting gestaltet sich anders, als eine Produkt-Präsentation. Geschäftsleute speisen anders als eine junge Startup-Kultur, Networking verlangt Platz und Catering und Gruppenarbeit abgeschlossene Rückzugsmöglichkeiten. Wer bereits hier bei der Planung verschläft, riskiert nicht nur ein schlechtes Event, sondern auch, dass die Gäste sich andere Räume suchen. Darum ist es wichtig, seine Gäste zu kennen und falls das nicht der Fall ist, einfach nachzufragen. So erhält man auch einen guten Einblick darüber, was das Event vermitteln soll.
Die richtige Bestuhlung ist das A und O
Ein seriöses Treffen unter Business-People erfordert eine andere Bestuhlung und Dekoration als ein lockerer Austausch bei einem Team-Event unter Kollegen. Bei Ersterem steht eine effiziente Bestuhlung und ein Workspace im Vordergrund, bei Zweiterem können kleine Sitzecken oder Lounge-Corner hinzugefügt werden. Doch auch Geschäftsleute wollen womöglich zwischendurch entspannen und bevorzugen eine chillige Raumgestaltung. Es gibt demnach bei der Raumgestaltung kein Schema F. Auch hier gilt: Wer nachhakt, bleibt schlau.
Letztlich steht und fällt ein Event mit den richtigen Ideen zur Raumgestaltung. Hierfür sollte man sich mehr als zu wenig Zeit einräumen, um über die richtige Vorbereitung, auch durch Wissen um die Gäste, die beste Event-Location zu kreieren.
Photo by CJ Dayrit on Unsplash
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