Zeitmanagement: Wie man die Leistung im Büroalltag steigert

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Zeitmanagement: Wie man die Leistung im Büroalltag steigert

Eigentlich sollte man meinen, dass der Büroalltag im Vergleich vor zwanzig oder dreißig Jahren dank modernster Technik leichter, effizienter und kostensparender geworden ist. Ältere Generationen werden sich vielleicht noch daran erinnern, dass Akten aus Papier bestanden und per Schreibmaschine abgetippt werden mussten und der “Save-Button” im Schreibprogramm eigentlich eine Diskette darstellt, die wirklich benutzt wurde, um Daten zu sichern.

Heutige Digital Nomads tingeln scheinbar mühelos durch die Welt, in der dank ständiger Vernetzung durch WLAN und Laptop Ort und Zeit an Bedeutung verloren zu haben scheinen, weil die Arbeit dank tausender Apps leicht von der Hand geht.

Aber genau das Gegenteil ist der Fall. Viele klagen im digitalen Alltag mehr und mehr über Stress und Müdigkeit. Warum herrscht trotz der technischen Vielfalt, in der wir leben, ein massiver Mangel an Aufmerksamkeit und Konzentration im Büroalltag? Genau da liegt der Ursprung des Problems: die Vielfalt, die uns  ablenkt! Kaum schaltet man in seinem Büro den Laptop an, wird man von einer Flut an Mails und Social Media Nachrichten bombardiert – falls man nicht eh bereits über Smartphone im täglichen Digital Media Karussell eingestiegen ist. Da gibt es ein YouTube Video mit Katzen, das man anschauen muss, dort gibt es ein Rezept für den besten American Cheesecake und diese 10 Fakten über den perfekten Partner muss man auch noch lesen. Neben der täglichen Herausforderung, sich nicht von tausenden Angeboten der medialen Internetwelt ablenken zu lassen, kommt noch der reale Irrsinn im Büro hinzu, wenn Kunden anrufen, Kollegen ein Problem haben oder man gefühlt von Meeting zu Meeting rennt..

Diese Reizüberflutung des digitalen Zeitalters gemixt mit dem Flow des täglichen Bürolebens ergibt keine gute Basis für konzentriertes und ruhiges Arbeiten. Wenn man man nichts dagegen unternimmt. Denn dies ist möglich. Jeder ist Herr seines Büroalltags. Die Antwort ist richtiges Zeitmanagement. Marketing-Experten haben herausgefunden, dass konzentriertes Arbeiten an einer Aufgabe, bei der man all seine Energie für eine Stunde in deren Erledigung steckt, effektiver ist, als ein ständiges Hin- und Her von der Aufgabe hin zu Facebook, Youtube, Slack, WhatsApp und wieder zurück. Erfolgreicher ist es, sich durch Zeitmanagement Blöcke zu erstellen, in der man für eine Aufgabe einen Zeitraum einplant und sich nach Abschließen ebensolcher eine 10 Minuten-Pause mit Social Media, Internet und Co. gönnt. Der Belohnungsfaktor wirkt hier auch umso höher. Hier muss man knallhart mit sich selbst sein und die Disziplin aufbringen  mittels Zeitmanagement seine Arbeitsphasen zu optimieren. Dabei gilt, alle unnötigen Anwendungen auszuschalten und auch mal den Kollegen mitzuteilen, dass man sich jetzt im Arbeitsmodus befindet und nur bei Notfällen gestört werden möchte. Der Übergang zum Zeitmanagement wird anfangs schwer sein, doch mit der Zeit wird man nicht nur die Resultate spüren, sondern auch mehr Spaß an der Arbeit haben und nicht denken, dass einem ständig die Zeit davon läuft.

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