Leben ohne Ballast bedeutet das Idealisieren von Lebensbereichen. Ein minimalistisches Büro einrichten, bedeutet Abkehr vom Materiellen und Zugewinn an Freiheit und Gelassenheit.
Durch den heutigen Fortschritt der Technologie und Digitalisierung stehen und hier alle Türen offen, durch die wir auch hindurchgehen sollten. Dabei besteht die größte Herausforderung darin, Gewohnheiten loszulassen und neue zu erlernen. Wir geben heute 10 Tipps, wie man ein minimalistisches Büro aufbauen und handhaben kann.
1. Einheitliche technische Lösungen von einem Anbieter. Hier bieten sich die Apple Produkte an, da diese intuitiv und simple angewendet werden können und sich aufs Wesentliche konzentrieren. Dabei können Tools, die man in seinem Arbeitsalltag nicht benötigt ausgeblendet und wichtige Daten geräteübergreifend synchronisiert werden.
2. Räumliche Trennung: Da die Pausen bei der Arbeit sehr wichtig sind, sollten Arbeit und Freizeit räumlich getrennt werden und nicht verschmelzen. Die Grenzen zwischen privat und geschäftlich schaffen die berühmte Work-Life Balance.
3. Technisches Equipment: Alles was für einen effizienten und leichten Workflow benötigt wird ist der Desktop PC, welcher idealerweise ein tragbarer Laptop ist, um auch den Arbeitsort wechseln zu können. (z.B. Arbeiten im Grünen). Hinzu kommen je nach Aufgabenfeld ein zweiter Monitor für mehr Arbeitsfläche und besserer Übersichtlichkeit, ggf. ein WiFi Drucker. Scans können locker mit dem Smartphone erfolgen. Für das papierlose Organisieren gibt es unzählige Apps auf dem Markt. Selbst ein Drucker erübrigt sich, wenn man auch PDF per Mail oder wichtige Dokumente per Online Fax versenden kann.
4. Papierlos arbeiten: Kein Papier zulassen! Dort wo es wirklich nicht nötig ist anrufen und um die Zusendung von Informationen und Rechnungen in digitaler Form bitten. Sonstige Dokumente in Papierform soweit wie möglich reduzieren und die restlichen Überbleibsel in einem Ordner ablegen.
5. Büro Equipment: Tisch, Stuhl und Lampe sowie für den Job benötigte technische Gegenstände. Auf alles andere kann verzichtet werden.
6. Was physisch bleibt ist optional: Garantiescheine, Verträge, Versicherungspolicen, Bürgschaften, Dokumente für die Steuererklärung können im Original bleiben bis ein Projekt abgeschlossen oder beendet ist. Danach freut sich der Papierkorb über neues Futter.
7. Angst beseitigen: Die meisten Menschen heben alles auf, weil sie Angst haben loszulassen. Der Sicherheitsaspekt ist bei den meisten zu hoch angesiedelt. Durch viel Papier entsteht schnell viel Chaos. Dabei lassen sich Dokumente in digitaler Form aufbewahren, mehrfach sichern und mir der Suchfunktion viel schneller wiederfinden. Die Wahrscheinlichkeit wichtige Dokumente in einem Großbrand zu verlieren ist vielfach höher.
8. Agenda & To Do´s können ebenso komplett elektronisch erfolgen während man Informationen zentral an einem Ort ablegen kann. Hierfür eignen sich insbesondere Projektmanagement Tools wie monday oder Podio.
9. Ordnerstruktur: Das menschliche Gehirn ist in der Lage bis zu 7 Dinge zu erfassen. Deshalb gilt es hier die Ordnerstruktur auf maximal 7 Ordner zu beschränken. In diesen 7 Ordnern wiederum 7 Unterordner usw…. Je weniger Ordner, desto schneller findet man, was man sucht.
10. Minimalismusgesetze stets anwenden: Pufferzonen einplanen, Leere zulassen, Gelassenheit & Achtsamkeit üben, Zeit begrenzen, nichts aufschieben und mit weniger mehr erreichen.
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