Wie die Digitalisierung von Eventmanagement die Veranstaltungsbranche verändert

Digitalisierung von Eventmanagement

Wie die Digitalisierung von Eventmanagement die Veranstaltungsbranche verändert

Digitalisierung verändert bereits jetzt, wie wir leben und arbeiten. Auch für Veranstalter ergeben sich durch neue Technologien Möglichkeiten, ihre Events entsprechend zu gestalten. Schon vor der Veranstaltung kann man dafür Sorge tragen, das Eventmanagement zu digitalisieren. Großevents und Konzerte machen es bereits vor: Tickets werden nur noch online gebucht. Auch für Messen und Kongresse kann sich dies als vorteilhaft erweisen. Aber auch die Gäste-Organisation selbst kann durch Digitalisierung von Eventmanagement profitieren. Änderungen im Event-Ablauf, Hinweise zur Veranstaltung selbst wie Ort, Zeit und Raumangaben, alles kann schnell und problemlos per Mail oder entsprechender Management-Software kommuniziert werden.

Auch Marketing und der Buchungsprozess laufen digital ab

Neben dem Management kann auch das Marketing durch entsprechende Maßnahmen profitieren. Durch entsprechende Werbung beispielsweise über Google-Adwords oder Ads auf Facebook kann die Zielgruppe bereits vorab entsprechend auf das Event aufmerksam gemacht werden.

Auch der Buchungsprozess kann vollautomatisiert aufgebaut werden. Interessierte können sich beispielsweise über die Webseite, einem Einladungstool oder einer Shop-Software anmelden. Der Bezahlvorgang, die Daten der User sowie die gesamte Abwicklung verläuft digital und wird in einer Datenbank gespeichert. So verliert man niemals den Überblick.

Digitalisierung von Eventmanagement: Durch Live-Streaming mehr Teilnehmer generieren

Die Digitalisierung von Eventmanagement ist auch bei der Event-Gestaltung selbst wichtig. Statt Präsentationen nur noch analog ablaufen zu lassen, kann man durch das Live-Streaming von Veranstaltungen zusätzliche Teilnehmer generieren, die dem Event über das Internet beiwohnen können. Mehr noch, durch entsprechende Live-Campaigns können Veranstaltungen multimedial begleitet werden. Sei es durch Soziale Medien, durch Live-Aufnahmen oder Chat-Funktion, um den Vortragenden Fragen stellen zu können. Meetings selbst können so auch international abgehalten werden, in dem Teams aus verschiedenen Ländern per Video-Übertragung miteinander diskutieren können.

Digitalisierung an sich kann für das Eventmanagement demnach durchaus Vorteile haben. Dennoch sollte man sich im Klaren sein, dass nicht jede Lösung für jedes Event-Team geeignet sein muss. Der Grad an Digitalisierung von Eventmanagement muss individuell abgewägt werden und kann auch der falsche Weg bedeuten. Ebenso sollte man sich im Klaren sein, dass Prozesse wie Buchungen und der Umgang mit Kundendaten, die rein digital ablaufen, auch entsprechend geschützt werden müssen. Professioneller Schutz der Daten und Sicherheit sind oberste Priorität.

Letztlich sollte jeder Eventmanager sich im Klaren sein, dass Veranstaltungsplanung mit einem modernen Anspruch ohne jegliche Digitalisierung kaum mehr möglich sein wird.

 

Photo by Georgie Cobbs on Unsplash

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